跟单工作流速查 · Workflow Guide

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接单 → 开采购单(PO)

🔴 新人必看 7-9 步最常用 · 每天都跑

1

查新订单:销售单 tab 看今天新到的(已自动同步)默认按"今天"过滤 · 红色徽章是新单

2

点开订单详情看清产品 SKU / 数量 / 客户地址

3

核对成本:看采购价 / 运费 / 卖价 · 异常的标记

4

点 [开 PO] 按钮 · 弹出采购单表单

5

选供应商:产品有"上次供应商"则智能推荐 · 否则手动选

6

填规格 / 数量 / 单价 / 备注:特殊要求(电压/光源/颜色)写清

7

提交:进入"待审批"状态 · 主管批了变"待发供应商"

8

📋 点 [复制订单图]:自动生成产品图发供应商群

9

状态推到"已下单":供应商确认后再点

⚠ 易踩坑:特殊电压(110V/220V)/ 标准(美标/欧标)漏写 → 供应商按默认做了报废 · 第 6 步务必填全

💡 提示:同一订单多产品但**不同供应商**要拆成多个 PO · 每个 PO 一个供应商

📍 在系统 → 销售单 tab → 点订单卡片右下 [📦 开 PO]

📦

PO 全生命周期跟踪

🔴 新人必看 8 步状态机跨多天

1

待审批:主管点 ✓ 批准 / ✗ 拒绝 · 跟单等主管

2

待发供应商:点 [📋 复制订单图] 发供应商群

3

已下单:供应商回复"收到"后跟单点这个状态

4

生产中:供应商在打样 / 生产 · 定期问进度

5

已发货:供应商发出 · 记录快递单号

6

已到货:仓库签收 · 财务核对入库

7

已完成:产品状态正常 · PO 关闭

8

(异常路径) 已取消:订单取消时 · 通知供应商

⚠ 易踩坑:状态长期停在"生产中"超 7 天 = 异常 · 用 [⏰ 昨天没下完] chip 快速找出来催单

💡 提示:状态错点了点错按 [取消] 重选 · 不要乱推状态(会触发自动消息)

📍 在系统 → 采购单 tab → 每个 PO 卡片右下角的状态按钮

🔧

售后处理

🔴 新人必看 6 步每周遇到

1

录入售后:客服或客户反馈 → 售后 tab → 新增

2

定原因:产品质量 / 物流损坏 / 客户原因 / 错发

3

定责:供应商责任(找供应商赔) / 物流(找物流公司)/ 自己(自掏)

4

定方案:退款 / 补寄配件 / 全单重发 / 折扣补偿 / 换货

5

执行:操作系统(退款/重发) · 记录在售后单 thread 里

6

关单:客户确认满意 · 售后状态推到"已解决"

⚠ 易踩坑:定责前不要承诺方案 · 先确认供应商是否赔 · 不然你自己亏

💡 提示:大事(整单重发)必须主管批 · 小事(配件)自己处理 · 单价 > 50 美元的事必报

📍 在系统 → 售后 tab

🔍

找灯 / 反查供应商

🟡 中 5 步

1

客户发图 / 链接来询价 · 上传到找灯 tab

2

搜产品库:看跟单系统有没有现有 SKU 匹配

3

没找到 → 发跨部门工单求助美工 / 老员工

4

找到供应商后录入产品库 · 下次自动匹配

5

报价回复客户:用报价单工具出 PI 或 Quotation

💡 提示:产品库已经有 542+ SKU · 搜不到再求助 · 先自己试着搜关键词

📍 在系统 → 找灯 tab / 跨部门工单

🧊

合箱发货 + 运费核算

🟡 中 6 步

1

合箱表 tab打开规划器 · 添加要合的包裹

2

填长宽高 / 重量 / 数量:每个包裹精确填

3

选运输方式:海运 / 空运 / 快递 · 目的国选对

4

计算合箱方案:系统自动算木架尺寸 / 运费

5

套上利润:看核算价格区 · 调汇率 / 折扣 / 损耗

6

定卖价给客户 · 报价单出 PI

⚠ 易踩坑:体积重 vs 实重谁大算谁 · 系统自动判 · 不要自己手算

💡 手机也能用:已适配 · 出差时也能算

📍 在系统 → 合箱表 tab

🔎

验货单出具(发供应商工厂)

🟡 中 4 步

1

找对应 PO:验货单 tab 新增 · 关联 PO

2

填验货标准:目的国 / 美标欧标 / 光源色温电压 / 是否首样

3

粘贴产品图:Ctrl+V 直接进卡片 · 一目了然

4

导出 PDF发供应商:打印按钮就能预览导出

⚠ 易踩坑:目的国忘填美标/欧标 → 供应商默认中标(出口标准不同)

📍 在系统 → 验货单 tab(侧栏图标)

📄

报价 / PI / Packing List 出单

🟡 中 5 步

1

报价单 tab打开工具(美工/客服共用同一份)

2

选语言 / 货币 / 运输方式:对应客户国家

3

填买家 / 卖家信息 · 填产品(SKU/描述/数量/单价)

4

选单据类型:
· Quotation 报价单(客户询价时)
· PO 采购单(给供应商)
· PI 形式发票(客户付款用)
· Packing List 装箱单(发货用)

5

导出 PDF发客户 · 也可云端保存(美工/客服能看到)

💡 提示:Quotation 阶段先发 · 客户接受后再发 PI(收款依据)

📍 在系统 → 报价单 tab(侧栏图标)

📋

催单(供应商延期 / 客户催问)

🔵 偶发 3 步

1

催单 tab新增 · 关联订单 / PO

2

填要点:延期原因 / 客户期望 / 下次跟进日

3

到期提醒:头部红色 banner 自动提示

📍 在系统 → 催单 tab

📨

跨部门派单(找美工 / 客服)

🔵 偶发 4 步

1

跨部门 tab · [✏ 新建消息]

2

选目标部门:美工 / 客服 · 可指定具体人("Aylin(李雪玲)" 双显)

3

填要点 + 上传附件 + 设优先级

4

对方回复后:消息流自动 thread 显示 · 完成关闭

📍 在系统 → 跨部门 tab(侧栏图标)

⚠

供应商问题登记

🔵 偶发 3 步

1

供应商问题 tab新增 · 选供应商 / 选问题类型

2

写细节 + 上传证据(图/聊天截图)

3

跟进直到解决:全员可见 · 团队协作

💡 提示:重复问题(同一供应商多次)= 考虑换供应商

📍 在系统 → 供应商问题 tab(侧栏图标)

🛒

线上采购(零配件 / 紧急补货)

🔵 偶发 3 步

1

线上采购 tab新增 · 贴链接 + 金额

2

填收货地址 + 备注哪个订单用

3

到货:状态推到"已到货" + 关联到对应 PO/订单

💡 提示:贴链接前先看全员有没有人采过同款 · 防重复

📍 在系统 → 线上采购 tab(侧栏图标)

📷

拍摄需求(发美工拍产品图)

🔵 偶发 4 步

1

拍摄需求 tab新增 · 关联 SKU

2

填要求:角度 / 场景 / 是否带模特 / 截止日

3

美工领单 / 派给具体人 · 状态变"进行中"

4

收图验收:不合格驳回 · 合格关单 · 自动更新产品库

📍 在系统 → 拍摄需求 tab(侧栏图标)

📘 跟单工作流速查